W programie mogą uczestniczyć wszystkie sołectwa z terenu województwa wielkopolskiego, spełniające wymogi formalne. Dopuszcza się udział miejscowości wchodzących w skład sołectwa pod warunkiem, że stanowią wyodrębnioną jednostkę osadniczą, a odrębność ta jest odzwierciedlona w statucie sołectwa. W pierwszym kwartale każdego roku decernent nadzorujący Zarządzającego Programem tj. Departament Rolnictwa i Rozwoju Wsi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego może ogłosić dodatkowy nabór do programu. Termin i miejsce przesłania zgłoszenia do programu będzie każdorazowo określane w ogłoszeniu o naborze.
Wymogi formalne
Uczestnictwo sołectwa w programie wymaga:
1. utworzenia Grupy Odnowy Wsi (miejscowości) w składzie minimum 5-ciu osób wraz z wyborem z danej grupy lidera,
2. podjęcia uchwały zebrania wiejskiego wyrażającej wolę przystąpienia sołectwa do Programu,
3. podjęcia przez radę gminy uchwały o zgłoszeniu sołectwa do Programu,
4. udziału w szkoleniu lub warsztatach (lidera lub innych przedstawicieli Grupy Odnowy Wsi) organizowanych w ramach programu,
5. wypracowania, konsekwentnego wdrażania i aktualizacji sołeckich strategii rozwoju lub planów odnowy wsi (miejscowości),
6. przesyłania rocznych sprawozdań z przebiegu odnowy wsi.
Obowiązki gmin zgłaszających sołectwa do Programu:
1. Wyznaczenie pracownika, który w imieniu wójta/burmistrza pełnił będzie funkcję koordynatora programu w gminie.
2. Udział w konferencjach, szkoleniach i warsztatach organizowanych przez Zarządzającego programem.
3. Zatwierdzenie strategii rozwoju lub planów odnowy wsi (miejscowości), przyjętych przez zebrania wiejskie sołectw zgłaszanych do programu.
4. Aktywne wspieranie (np. poprzez coroczne uchwalanie funduszu sołeckiego lub inne gminne instrumenty wsparcia) przedsięwzięć ustalonych w sołeckich strategiach rozwoju lub planach odnowy wsi (miejscowości).